واتساپ به‌عنوان یکی از محبوب‌ترین و پرکاربردترین اپلیکیشن‌های پیامرسان در جهان، نه‌تنها برای ارتباطات شخصی، بلکه برای مدیریت کسب‌وکارها نیز ابزاری قدرتمند محسوب می‌شود. با معرفی واتساپ بیزینس، این پلتفرم به کسب‌وکارها این امکان را داده است تا ارتباطات خود را به‌صورت حرفه‌ای‌تر و سازمان‌یافته‌تر مدیریت کنند. یکی از ویژگی‌های کلیدی واتساپ بیزینس، قابلیت ارسال پاسخ‌های خودکار است که به شما کمک میکند تا به‌صورت هوشمندانه‌تری با مشتریان خود تعامل داشته باشید.
با استفاده از این قابلیت، می‌توانید به‌صورت خودکار به پیام‌های دریافتی پاسخ دهید و حتی در ساعات غیرکاری نیز ارتباط خود با مشتریان را حفظ کنید. این ویژگی نه‌تنها باعث افزایش رضایت مشتریان می‌شود، بلکه به شما کمک میکند تا زمان خود را به‌صورت بهینه‌تری مدیریت کنید.
در این مقاله از واتسیفای، قصد داریم نحوه تنظیم و استفاده از قابلیت پاسخ‌دهی خودکار در واتساپ تجاری را به‌صورت گام‌به‌گام به شما آموزش دهیم. اگر می‌خواهید با این قابلیت کاربردی بیشتر آشنا شوید و از آن برای بهبود ارتباطات کسب‌وکار خود استفاده کنید، تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.
1- قابلیت ارسال پیام خودکار در واتس اپ بیزینس رایگان
پیامرسان واتساپ، یکی از محبوب‌ترین ابزارهای ارتباطی است که امکانات متنوعی مانند ارسال پیام‌های متنی، صوتی، تصویری، تماس‌های صوتی و تصویری و حتی استاتوس (وضعیت ) را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. اما برای کسب‌وکارها، استفاده از واتساپ بیزینس می‌تواند تحول‌آفرین باشد. این نسخه از واتساپ، امکاناتی حرفه‌ای مانند ارسال پیام خودکار واتساپ بیزینس رایگان را ارائه می‌دهد که به بهبود ارتباط با مشتریان کمک شایانی میکند.
با استفاده از قابلیت ارسال پیام خودکار، می‌توانید پاسخ‌های از پیش تعیین‌شده را در زمان‌هایی که امکان پاسخگویی به پیام‌ها را ندارید، ارسال کنید. این ویژگی نه تنها باعث افزایش رضایت مشتریان می‌شود، بلکه به آنها اطمینان می‌دهد که پیام‌شان دریافت شده و در ساعات کاری پاسخ داده خواهد شد. این قابلیت به ویژه برای کسب‌وکارهایی که با حجم بالای درخواست‌ها مواجه هستند، بسیار کاربردی است و این قابلیت به عنوان منشی مجازی شما عمل میکند.
در این مقاله سایت واتسیفای، به آموزش نحوه تنظیم و فعال‌سازی قابلیت ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس می‌پردازیم تا بتوانید به راحتی از این ابزار قدرتمند برای مدیریت ارتباطات کسب‌وکار خود استفاده کنید. با استفاده از این ویژگی، ارتباطات خود را هوشمندانه‌تر و حرفه‌ای‌تر مدیریت نمایید.
گزینه هایی که در واتساپ تجاری میبینید:
آموزش گام به گام و دقیق تنظیم قابلیت ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس
واتساپ بیزینس (WhatsApp Business) یک ابزار ضروری برای کسب‌وکارهاست که به آنها امکان می‌دهد ارتباطات خود را به صورت حرفه‌ای مدیریت کنند. یکی از بهترین ویژگی‌های این اپلیکیشن، قابلیت ارسال پیام خودکار است که به شما کمک میکند حتی در زمان‌هایی که به صورت مستقیم در دسترس نیستید، به مشتریان خود پاسخ دهید. در این آموزش، به صورت کاملاً دقیق و گام به گام، نحوه تنظیم این قابلیت را توضیح می‌دهیم.
نصب و راه‌اندازی واتساپ بیزینس
- دانلود و نصب:
- به فروشگاه اپلیکیشن‌های موبایل خود (Google Play برای اندروید یا App Store برای آیفون) بروید.
- عبارت WhatsApp Business را جستجو کنید و اپلیکیشن را دانلود و نصب نمایید.
- شروع به کار:
- پس از نصب، اپلیکیشن را باز کنید.
- روی گزینه Agree & Continue (موافقت و ادامه) کلیک کنید.
- تأیید شماره تلفن:
- شماره تلفن کسب‌وکار خود را وارد کنید. دقت کنید که این شماره باید فعال و قابل استفاده باشد.
- روی گزینه Next (بعدی) کلیک کنید.
- یک کد تأیید به شماره شما ارسال می‌شود. این کد را وارد کنید تا شماره شما تأیید شود.
- تکمیل پروفایل:
- پس از تأیید شماره، از شما خواسته می‌شود تا پروفایل کسب‌وکار خود را تکمیل کنید.
- اطلاعاتی مانند نام کسب‌وکار، دسته‌بندی کسب‌وکار، آدرس و توضیحات مختصر درباره خدمات خود را وارد کنید.
- این اطلاعات به مشتریان کمک میکند تا بهتر با کسب‌وکار شما آشنا شوند.
فعال‌سازی قابلیت ارسال پیام خودکار
- ورود به تنظیمات:
- پس از تکمیل پروفایل، وارد صفحه اصلی واتساپ بیزینس شوید.
- در گوشه سمت راست بالا، روی سه نقطه عمودی (منو) کلیک کنید.
- از منوی بازشده، گزینه Settings (تنظیمات) را انتخاب کنید.
- دسترسی به ابزارهای کسب‌وکار:
- در صفحه تنظیمات، گزینه Business Tools (ابزارهای کسب‌وکار) را انتخاب کنید.
- این بخش شامل تمام ابزارهایی است که واتساپ بیزینس برای مدیریت بهتر کسب‌وکارها ارائه می‌دهد.
- فعال‌سازی پیام خودکار:
- در بخش Business Tools، گزینه Away Message (پیام غیبت) را پیدا کنید و روی آن کلیک کنید.
- در صفحه جدید، کلید Send Away Message (ارسال پیام غیبت) را فعال کنید.
تنظیم پیام خودکار
- نوشتن پیام:
- پس از فعال‌سازی، می‌توانید متن پیام خودکار خود را بنویسید.
- مثال: «سلام، متشکریم که با ما تماس گرفتید. در حال حاضر خارج از دسترس هستیم، اما پیام شما را دریافت کرده‌ایم و در ساعات کاری به آن پاسخ خواهیم داد.»
- انتخاب دریافت‌کنندگان:
- در بخش Recipients (دریافت‌کنندگان)، می‌توانید انتخاب کنید که این پیام برای چه کسانی ارسال شود:
- Everyone (همه): پیام برای تمامی افرادی که به شما پیام می‌دهند ارسال می‌شود.
- My Contacts (مخاطبین من): فقط برای افرادی که در لیست مخاطبین شما هستند ارسال می‌شود.
- My Contacts Except… (مخاطبین من به جز…): می‌توانید برخی مخاطبین را از دریافت پیام خودکار حذف کنید.
- Custom (سفارشی): می‌توانید مخاطبین خاصی را برای دریافت پیام انتخاب کنید.
- در بخش Recipients (دریافت‌کنندگان)، می‌توانید انتخاب کنید که این پیام برای چه کسانی ارسال شود:
- تنظیم زمان فعال‌سازی:
- در بخش Schedule (زمان‌بندی)، می‌توانید انتخاب کنید که پیام خودکار در چه زمانی فعال باشد:
- Always Send (همیشه ارسال شود): پیام خودکار به صورت 24 ساعته فعال است.
- Custom Schedule (زمان‌بندی سفارشی): می‌توانید ساعات خاصی را برای فعال‌سازی پیام خودکار تعیین کنید (مثلاً فقط در ساعات غیرکاری).
- در بخش Schedule (زمان‌بندی)، می‌توانید انتخاب کنید که پیام خودکار در چه زمانی فعال باشد:
- ذخیره تنظیمات:
- پس از تکمیل تنظیمات، روی گزینه Save (ذخیره) کلیک کنید تا تغییرات اعمال شوند.
تست و بررسی عملکرد
- تست پیام خودکار:
- از یک شماره دیگر به حساب واتساپ بیزینس خود پیام بفرستید.
- مطمئن شوید که پیام خودکار به درستی ارسال می‌شود.
- بررسی بازخورد:
- پس از فعال‌سازی، بازخورد مشتریان را بررسی کنید.
- در صورت نیاز، متن پیام خودکار را به‌روزرسانی کنید تا اطلاعات آن دقیق و مفید باشد.
با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید به راحتی قابلیت ارسال پیام خودکار در واتساپ بیزینس را فعال کنید. این ویژگی نه تنها باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود، بلکه به مشتریان شما اطمینان می‌دهد که پیام‌هایشان دریافت شده و در اسرع وقت پاسخ داده خواهد شد. با استفاده از این ابزار، ارتباطات کسب‌وکار خود را هوشمندانه‌تر و حرفه‌ای‌تر مدیریت کنید.
چرا ارسال پیام خوش‌آمدگویی اتوماتیک در واتساپ ضروری است؟
در دنیای دیجیتال امروز، ارتباط سریع و مؤثر با مشتریان یکی از کلیدی‌ترین عوامل موفقیت کسب‌وکارها است. با افزایش استفاده از پیام‌رسان‌هایی مانند واتساپ، بسیاری از مشتریان ترجیح می‌دهند به جای تماس تلفنی یا ایمیل، از طریق این پلتفرم‌ها با کسب‌وکارها تعامل کنند. در این میان، پیام خوش‌آمدگویی اتوماتیک در واتساپ به عنوان یک ابزار قدرتمند، می‌تواند نقش بسزایی در بهبود تجربه مشتری و افزایش رضایت او ایفا کند. اما چرا این ویژگی تا این حد مهم است؟ در این مقاله به بررسی دلایل ضرورت استفاده از این قابلیت و مزایای آن برای کسب‌وکارها می‌پردازیم.
۱. ایجاد اولین تأثیر مثبت
اولین تماس با مشتری، یکی از مهم‌ترین لحظات در فرآیند ارتباط با اوست. تحقیقات نشان می‌دهد که اولین تأثیر می‌تواند تا ۷۰٪ در تصمیم‌گیری مشتری تأثیرگذار باشد. پیام خوش‌آمدگویی اتوماتیک در واتساپ این فرصت را به شما می‌دهد تا از همان ابتدا یک تصویر حرفه‌ای و دوستانه از برند خود ارائه دهید. این پیام می‌تواند شامل عباراتی گرم و تشکر از مشتری برای تماس با شما باشد. این کار نه تنها حس مثبتی ایجاد میکند، بلکه نشان‌دهنده توجه شما به مشتری است.
۲. افزایش سرعت پاسخ‌دهی
مشتریان امروزی به سرعت پاسخ‌دهی اهمیت زیادی می‌دهند. طبق آمار، ۷۹٪ از مشتریان انتظار دارند که در کمتر از ۵ دقیقه به پیام‌هایشان پاسخ داده شود. با استفاده از پیام خوش‌آمدگویی اتوماتیک، شما می‌توانید بلافاصله پس از تماس مشتری، یک پاسخ سریع و خودکار ارسال کنید. این کار به مشتری اطمینان می‌دهد که پیام او دریافت شده و به زودی به آن رسیدگی خواهد شد. این سرعت عمل، اعتماد مشتری را جلب کرده و احتمال تبدیل او به یک مشتری وفادار را افزایش می‌دهد.
۳. شخصی‌سازی تجربه مشتری
یکی از ویژگی‌های جذاب پیام خوش‌آمدگویی اتوماتیک در واتساپ، امکان شخصی‌سازی آن است. شما می‌توانید از نام مشتری، تاریخ عضویت یا حتی اطلاعات مربوط به خریدهای قبلی او در پیام استفاده کنید. این شخصی‌سازی باعث می‌شود مشتری احساس کند که برای شما مهم است و به او توجه ویژه‌ای شده است. این حس تعلق، می‌تواند به افزایش رضایت و وفاداری مشتری منجر شود.
۴. راهنمایی و هدایت مشتری
پیام خوش‌آمدگویی اتوماتیک تنها یک متن ساده نیست، بلکه می‌تواند به عنوان یک ابزار راهنمایی برای مشتری عمل کند. شما می‌توانید در این پیام، اطلاعات مفیدی مانند لینک به وب‌سایت، صفحات محصولات، راهنمای استفاده از خدمات یا حتی یک کد تخفیف ویژه ارائه دهید. این کار به مشتری کمک میکند تا سریع‌تر با کسب‌وکار شما آشنا شده و از خدمات شما استفاده کند.
۵. کاهش حجم کار تیم پشتیبانی
ارسال دستی پیام‌های خوش‌آمدگویی به هر مشتری جدید، می‌تواند زمان‌بر و خسته‌کننده باشد. با استفاده از قابلیت اتوماتیک، شما می‌توانید این فرآیند را به طور کامل خودکار کنید. این کار نه تنها در زمان صرفه‌جویی میکند، بلکه به تیم پشتیبانی شما اجازه می‌دهد تا روی مسائل مهم‌تر و پیچیده‌تر تمرکز کنند. در نتیجه، بهره‌وری تیم افزایش یافته و هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابد.
۶. افزایش نرخ تعامل و مشارکت
پیام خوش‌آمدگویی اتوماتیک می‌تواند به عنوان یک ابزار قدرتمند برای افزایش تعامل مشتریان استفاده شود. شما می‌توانید در این پیام، مشتری را به انجام یک اقدام خاص دعوت کنید. برای مثال، از او بخواهید که در نظرسنجی شرکت کند، از کد تخفیف استفاده کند یا به شبکه‌های اجتماعی شما بپیوندد. این دعوت به عمل (Call to Action) می‌تواند به افزایش مشارکت مشتری و بهبود نرخ تبدیل کمک کند.
۷. نمایش فرهنگ و ارزش‌های برند
پیام خوش‌آمدگویی اتوماتیک فرصتی است تا شما فرهنگ و ارزش‌های برند خود را به مشتریان معرفی کنید. با استفاده از لحن و سبک مناسب، می‌توانید شخصیت برند خود را به نمایش بگذارید. برای مثال، اگر برند شما دوستانه و صمیمی است، می‌توانید از عبارات غیررسمی و اموجی‌ها استفاده کنید. اگر برند شما حرفه‌ای و رسمی است، لحن پیام نیز باید متناسب با این سبک باشد. این کار به مشتری کمک میکند تا با هویت برند شما بیشتر آشنا شود.
۸. بهبود تجربه مشتری
تجربه مشتری (Customer Experience) یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در کسب‌وکار است. پیام خوش‌آمدگویی اتوماتیک می‌تواند به بهبود این تجربه کمک کند. با ارسال یک پیام سریع، شخصی‌سازی شده و مفید، شما به مشتری نشان می‌دهید که به نیازهای او اهمیت می‌دهید. این کار باعث می‌شود مشتری احساس کند که در مرکز توجه قرار دارد و این حس مثبت، می‌تواند به افزایش رضایت و وفاداری او منجر شود.
۹. جمع‌آوری اطلاعات و بازخورد
پیام خوش‌آمدگویی اتوماتیک می‌تواند به عنوان یک ابزار برای جمع‌آوری اطلاعات و بازخورد از مشتریان استفاده شود. شما می‌توانید در این پیام، از مشتری بخواهید که اطلاعات خاصی را ارائه دهد یا نظر خود را درباره خدمات شما بیان کند. این اطلاعات می‌تواند به شما در بهبود خدمات و محصولات کمک کند.
۱۰. رقابت در بازار
در دنیای امروز، رقابت در بازار بسیار شدید است. کسب‌وکارهایی که از ابزارهای مدرن مانند پیام خوش‌آمدگویی اتوماتیک استفاده می‌کنند، می‌توانند از رقبای خود پیشی بگیرند. این قابلیت نه تنها به شما کمک میکند تا ارتباط بهتری با مشتریان برقرار کنید، بلکه باعث می‌شود شما به عنوان یک برند پیشرو و نوآور شناخته شوید.
نکات کلیدی برای طراحی پیام خوش‌آمدگویی مؤثر
- کوتاه و مختصر باشد: پیام‌های طولانی ممکن است باعث کاهش توجه مشتری شود.
- شخصی‌سازی شود: استفاده از نام مشتری یا اطلاعات مرتبط با او.
- دعوت به عمل داشته باشد: مشتری را به انجام یک اقدام خاص تشویق کنید.
- از اموجی‌ها استفاده کنید: این کار باعث جذاب‌تر شدن پیام می‌شود.
- لینک‌های مفید ارائه دهید: مانند لینک به وب‌سایت یا صفحات محصولات.
- لحن مناسب داشته باشد: متناسب با هویت برند شما.
استفاده از پیام خوش‌آمدگویی و پیام غیبت در واتساپ بیزینس، به شما کمک میکند تا ارتباطات خود را به صورت حرفه‌ای و سازمان‌یافته مدیریت کنید. پیام خوش‌آمدگویی اولین فرصت شما برای ایجاد یک تصویر مثبت از برندتان است، در حالی که پیام غیبت به شما امکان می‌دهد حتی در زمان عدم دسترسی، به مشتریان خود اطمینان خاطر بدهید. با تنظیم صحیح این پیام‌ها و رعایت نکات کلیدی، می‌توانید تجربه مشتریان خود را بهبود بخشیده و وفاداری آنها را افزایش دهید.
واتساپ بیزینس به عنوان یک ابزار قدرتمند، این امکان را به شما می‌دهد تا با استفاده از پیام‌های خودکار، ارتباطات خود را هوشمندانه‌تر و کارآمدتر مدیریت کنید. با به‌کارگیری این ویژگی‌ها، می‌توانید به راحتی با مشتریان خود در تماس باشید و خدمات بهتری ارائه دهید.